Udbud med forhandling

I henhold til Udbudsloven, som trådte i kraft den 1. januar 2016, kan der anvendes udbud med forhandling ved udbud af bygge- og anlægsarbejde samt ved køb af varer eller tjenesteydelser, der opfylder visse kriterier, herunder kontrakter der omfatter design.

Udbud med forhandling er en udbudsform der giver dig, som udbyder af en anlægskontrakt, ret og mulighed for at forhandle med leverandørerne/aktørerne. Denne udbudsform anvendes ofte, hvis der er meget specifikke behov, som er svære at dække ind med en standardkontrakt.

Processen ved udbud med forhandling

Udbud med forhandling er mere omfattende end et offentligt udbud. Der skal afholdes et 1. forhandlingsmøde med tilbudsgiverne og måske et 2. forhandlingsmøde med et reduceret antal tilbudsgivere. Derudover skal der foretages bedømmelse af de reviderede tilbud efter hver forhandlingsrunde.

Da kravet til ligebehandling skal overholdes, skal alle forhandlinger gennemføres præcist efter samme fremgangsmåde, hvilket kræver stor præcision i forhold til referater og tilbagemeldingerne på de enkelte tilbud.

Gevinsten er mere skærpede udbud

Erfaringsmæssigt giver udbud med forhandling mere skærpede tilbud til glæde for både bygherren og tilbudsgiveren.

Følgende eksempler kan gives:

nøglemedarbejderes kompetencer tilpasses den konkrete opgave
tilbudsgivers ressourcer tilpasses den konkrete opgave
tilbudsprisen målrettes den konkrete opgave
processen målrettes den konkrete opgave

Således er det samlet set vejen til at opnå en bedre proces og et bedre slutprodukt.

Her er et eksempel fra udbudsbetingelserne

Følgende er et udsnit af udbudsbetingelserne, der beskriver hvad et udbud med forhandling, har af betydning:

"Tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive inviteret til et forhandlingsmøde hos Bygherren. På mødet vil tilbudsgiveren, i det omfang det er relevant, få mulighed for at uddybe det afgivne tilbud, og tilbudsgiveren vil blive informeret om tilbuddets styrker og svagheder. Tilbuddets enkelte dele kan blive genstand for drøftelse og forhandling. Tilbudsgiverne vil efterfølgende få frist til afgivelse af et revideret tilbud baseret på forhandlingerne. Bygherren kan gentage fremgangsmåden med forhandling og opfordring til afgivelse af yderligere reviderede tilbud. Bygherren kan under forhandlingsforløbet begrænse antallet af tilbageværende tilbudsgivere ved anvendelse af…"

Erfaringer fra udbud med forhandling fra 300 møder

Gennem mange udbudsopgaver for Københavns Lufthavne, CPH gennem de sidste 8 år, har vi opnået stor erfaring og ekspertise i gennemførelsen af udbud med forhandling. Det har altid været muligt at anvende udbud med forhandling, under Forsyningsvirksomhedsdirektivet.

Vi har i den periode medvirket ved indgåelse af cirka 75 kontrakter og medvirket ved gennemførelse af cirka 300 forhandlingsmøder. Således har vi også udarbejdet diverse koncepter og processer for en forenklet håndtering af udbud efter forhandling